Akik jártasak a marketinges szakmában vagy a home office munkában, azok hallhattak már a virtuális asszisztensekről. A VA vállalkozás idehaza még gyermekcipőben jár, külföldön viszont hatalmas kereslet van rájuk.

Mivel is foglalkozik pontosan egy virtuális asszisztens?

A VA, azaz virtuális asszisztens egy képzett szakember, akiket virtuálisan alkalmaznak nagyobb vállalatok és kisebb vállalkozások egyaránt. Home office-ban segítik az ő munkájukat, hiszen olyan dolgokat végeznek el, amire az adott cégnek már nincs ideje vagy energiája, esetleg nem ért hozzá. A Wikipédia leírása szerint segíti rendszerezni az emaileket, rendbe tenni a hatalmas irattömböket, kezeli a közösségi médiás felületeket, karbantartja és tartalommal tölti fel a weboldalakat és webshopokat.

Hazánkban még csak pár éve jelentek meg az első virtuális asszisztensek, akik egyéni vállalkozóként dolgoznak ebben a szakmában. Tapasztalattal rendelkeznek irodai munkában, magas szinten értenek a számítógépes programokhoz, jó íráskészséggel rendelkeznek és tulajdonképpen bármit megcsinálnak, amire az ügyfélnek szüksége van.

Külföldön a cégtulajdonosok már régóta felismerték, hogy sokkal kifizetődöbb számukra, ha egy állandó munkatárs helyett egy VA-t bíznak meg irodai feladatokkal. A virtuális asszisztensek eseti vagy állandó megbízás keretein belül dolgoznak, így sokkal gazdaságosabb segítséget kérni tőlük.

Miért éri meg virtuális asszisztenst alkalmazni?

Ezek a szakemberek egy 40 órás főállású irodai asszisztensi munkát 10-20 óra alatt végeznek el. Nem kell bér- és járulékköltségeket fizetni, mint egy alkalmazott után, hiszen a VA a munkát saját vállalkozásán belül végzi el, ráadásul jóval gyorsabban és hatékonyabban, mint egy foglalkoztatott. Előny továbbá, hogy mivel vállalkozóként tevékenykednek, így a munkájukról számlát adnak, amit költségként el lehet számolni.

Mivel a virtuális asszisztens otthonról dolgozik, így nem foglal helyet, nem szükséges számára irodát bérelni, helyet fenntartani. Nem igényel eszközöket, javítási költségeket, semmilyen amortizációs költség nem marad utánuk.

Miért jó virtuális asszisztensnek lenni?

A VA rugalmasan alakíthatja munkaidejét, otthonról vagy bárhonnan máshonnan dolgozhat. A szolgáltatásait ő alakíthatja ki, így azzal foglalkozhat, amit igazán szeret. Ha gépelni van kedve, akkor olyan megbízást vállal el, ahol ezt kell csinálni. Amennyiben tervekhez vagy szövegszerkesztéshez ért jobban, abban az esetben pedig vállalatoknak segít, akiknek erre van szüksége.

Milyen feladatokkal bízható egy virtuális asszisztens?

A VA-k szolgáltatásának palettája igen széles. A kezdő szakemberek az elején még nem vállalnak komolyabb feladatokat, ám az idő előre haladtával egyre több és komplikáltabb munkát lehet rájuk bízni. Mindez függ a virtuális asszisztens tudásától, kapacitásától, képzettségétől és korábbi tapasztalataitól. Egy szakember több cégnek is dolgozik egyszerre, így a feladatok nagyon sokszínűek lehetnek.

Feladatok kezdő virtális asszisztensek számára

Egy belépő VA számára főként olyan feladatokat érdemes rábízni, amikhez nem szükséges komolyabb tapasztalat. Ilyen lehet például több adminisztrációs munka, levelezés, táblázatkezelés, szövegszerkesztés, gépelés vagy éppen adatfelvitel valamilyen rendszerbe. Egy kezdő képes továbbá találkozók szervezésére, naptár kezelésre, PDF konvertálásra és űrlapok készítésére egyaránt.

Feladatok tapasztalattal rendelkező virtuális asszisztensek számára

Amennyiben olyan VA-t alkalmazunk, akik már jártasak valamilyen szinten ebben a munkakörben, abban az esetben gondolkodhatunk összetettebb munkákban is. Itt már fontos a nyelvtudás, ha kutatásra vagy idegen nyelvű levelezésre lenne szükség. Egy haladó szakemberre rábízható a közösségi médiás felületek menedzselése is. Ezen a szinten már önálló problémamegoldás az elvárt, de a kreativításra is szükség lehet. Megbízhatjuk őket például grafikonok, prezentációk készítésével, internetes kutatásokkal, utazások szervezésével, de akár adatfeldolgozással is.

Feladatok profi virtuális asszisztensek számára

Egy szakértő szinte mindenre megkérhető. Ő már magas szintű tapasztalattal rendelkezik ezen a területen, így a komolyabb marketing feladatok mellett, weboldal szerkesztésre, kreatív szövegírásra, arculati elemek tervezésére és egyéb hasznosabbnál-hasznosabb feladatra is megbízhatjuk őket. Egy profi számára nem okozhat gondot továbbá egy weboldal tartalommal való feltöltése, webáruház felöltése termékekkel és leírásokkal, de még egy komolyabb grafikai anyag elkészítése sem.

De milyen egy jó virtuális asszisztens?

Ahhoz, hogy igazán jó virtuális asszistenssé válhassunk, sok mindenre oda kell figyelni. A megbízó értékeli a hatékonyságot és a szevezettmunkavégzést. Nem szalad ki a határidőkből, gyorsan és sikeresen végzi el a ráosztott feladatokat. Emellett nem baj, ha proaktívak vagyunk, hiszen a folyamatokat át kell látni és előre kell gondolkodni. Egy jó VA felelősséget vállal a munkájáért, hiszen saját vállalkozásban dolgozik. Rugalmas, amely a hatékony együttműködés alapja.

Mire figyeljünk egy virtuális asszisztens megbízásakor?

Amennyiben eldöntöttük, hogy virtuális asszisztenst alkalmazunk, figyeljünk oda pár apróságra. Egy VA megbízásakor tudni kell, hogy pontosan mik a kiszervezendő feladatok, hiszen erre tud ajánlatot adni a leendő asszisztens. Fontos továbbá, hogy amennyiben valamilyen szakterületen belül van szükség virtuális asszisztensre, abban az esetben az kiválasztott segítő értsen az adott dologhoz. Ilyen lehet például egy elektromos gépeket kínáló webshop, hiszen az ő esetében lehet, hogy jobban járunk egy hasonló területen ismert szakemberrel.

Nem utolsó sorban pedig érdemes egy próbamunkát kérni tőle. Ebben letesztelhető a gyorsasága, a minősége és a szakértelme. Nem kell azonnal egy komplex feladattal ellátni, de jó ha tudjuk, mit várhatunk el tőle. Megbízáskor mindenképpen egyeztessük le az elvárásokat, az árat, a fizetési lehetőségeket és a határidőt. Így biztosan nem lesz gond a későbbiekben.

Virtuális asszisztensként tehát számos dologban nyújhatok segítséget neked és a cégednek. Amennyiben alkalmasnak találsz a munkára, nézz körbe a szolgáltatásaim között és keress fel üzenetben!

---